Personalbedarfsanalyse für den technischen Dienst einer Klinik

Steckbrief
Branche Gesundheitswesen
Leistungen von KAS Operative Ergebnisverbesserung
Geschäftsmodell Rehabilitationsklinik mit stationärer Versorgung und eigenem technischen Dienst für Gebäude, Haustechnik und Außenanlagen.
Unternehmensgröße Klinik mit über 100 Beschäftigten; technischer Dienst mit sechs Stellen
Mandatsrahmen Stellenbedarfsanalyse für den technischen Dienst mit Soll-Konzeption und Umsetzungsempfehlungen; Auftraggeber war die Klinikleitung
Ergebnis auf einen Blick
Personalbedarf belegtSoll-Stellenbedarf aus einer mehrwöchigen Tätigkeitserhebung, hochgerechnet auf Vollauslastung.
Technischen Dienst verstärktZusätzliche Stellen für Elektrik, Haushandwerk und Installation geschaffen.
Instandhaltung zurückgeholtMaler-, Bodenleger- und Instandhaltungsarbeiten durch eigenes Personal statt Fremdvergabe.
Einsparung trotz PersonalaufbauGeringere Kosten als bei der bisherigen Vergabe an Fremdfirmen.
Wartung selbst übernommenQualifizierung eigener Mitarbeiter für ausgewählte Wartungsarbeiten.

Ausgangslage

Die Rehabilitationsklinik betreibt einen eigenen technischen Dienst für Gebäude, Haustechnik und Außenanlagen. Seine Mitarbeiter übernehmen neben Installation, Wartung und Reparaturen auch Hausmeister- und Gartenarbeiten, den Winterdienst und eine ganzjährige Rufbereitschaft.

Die Klinikleitung wollte wissen, ob die personelle Ausstattung dieses Bereichs angemessen ist, und erwartete konkrete, umsetzbare Vorschläge für die künftige Besetzung. Erschwert wurde die Beurteilung dadurch, dass die Klinik wegen der Hygienevorgaben in der Corona-Pandemie nur etwa zur Hälfte belegt war. Ein Teil der Tätigkeiten hängt jedoch unmittelbar von der Belegung ab.

Zugleich vergab die Klinik in erheblichem Umfang Maler-, Bodenleger- und Instandhaltungsarbeiten an Fremdfirmen. Ob diese Leistungen wirtschaftlicher mit eigenem Personal erbracht werden konnten, war nicht untersucht.

Der kritische Punkt

Der Erhebungszeitraum fiel in eine Phase mit halber Belegung. Eine Bemessung allein auf Grundlage der erhobenen Zeiten hätte den Personalbedarf im Normalbetrieb deutlich unterschätzt. Die auslastungsabhängigen Tätigkeiten mussten deshalb abgegrenzt und auf Vollauslastung hochgerechnet werden.

Vorgehen

Unser Auftrag umfasste die Stellenbedarfsanalyse für den technischen Dienst, die Soll-Konzeption und Empfehlungen zur Umsetzung.

Stellen und Tätigkeiten
Wir analysierten die Stellenbeschreibungen, erarbeiteten daraus einen Aufgabenkatalog und stimmten Tätigkeitsprofile und Erhebungsbögen mit der Fachabteilung ab.
Erhebung
Die Mitarbeiter erfassten ihre Tätigkeiten über sieben Wochen. Wir werteten Bearbeitungszeiten, Arbeitszeitanteile und Reparaturen aus.
Bemessung
Wir ermittelten die Netto-Arbeitszeit je Beschäftigtem, zogen einen Branchenvergleich heran und grenzten die auslastungsabhängigen Tätigkeiten ab. Daraus leiteten wir den Soll-Stellenbedarf bei Vollauslastung ab.
Fremdleistungen und Wartung
Wir werteten die bezogenen Fremdleistungen und den Wartungsplan aus und prüften, welche Leistungen eigenes Personal wirtschaftlicher erbringen kann.
Empfehlungen
Wir fassten den Mehrbedarf in konkreten Stellen je Qualifikation zusammen und empfahlen ergänzend eine Qualifizierungsmaßnahme für ausgewählte Wartungen.

Wesentlich war die Verbindung von Personalbemessung und Fremdleistungsanalyse. Erst die gemeinsame Betrachtung zeigte, dass zusätzliche eigene Stellen die Kosten insgesamt senken konnten.

Ergebnis

Bei der damaligen halben Belegung war der technische Dienst ausreichend besetzt. Für den Normalbetrieb ergab sich ein Mehrbedarf, der zusammen mit den zurückgeholten Instandhaltungsarbeiten gut drei zusätzliche Stellen umfasste. Die Klinik schuf die empfohlenen Stellen und übertrug die bisher fremd vergebenen Arbeiten auf eigenes Personal.

Trotz der zusätzlichen Personalkosten sanken die Kosten gegenüber der Fremdvergabe. Zugleich gewann der technische Dienst an Flexibilität. Wartungen, die nur selten anfallen, rechtfertigten keine eigene Stelle und wurden über die Qualifizierung vorhandener Mitarbeiter abgedeckt.

Maßnahmen

Leistungswirtschaftlich
Die Klinik schuf zusätzliche Stellen für Elektrik, Haushandwerk und Installation. Die EDV-Aufgaben wurden dem technischen Dienst zugeordnet.
Hausmeister-, Abfall- und allgemeine Instandsetzungsarbeiten wurden in einer Stelle als Haushandwerker gebündelt.
Ein Mitarbeiter wurde für ausgewählte Wartungsarbeiten weiterqualifiziert.
Finanzwirtschaftlich
Maler-, Bodenleger- und Instandhaltungsarbeiten werden nicht mehr fremd vergeben. Die Kosten liegen unter denen der bisherigen Fremdleistungen.

Praxistipps

Den Bedarf auf den Normalbetrieb beziehen
Eine Personalbemessung in einer Ausnahmephase kann den Bedarf deutlich verzerren. In diesem Fall war die Klinik während der Erhebung nur zur Hälfte belegt. Grenzen Sie deshalb auslastungsabhängige Tätigkeiten ab und rechnen Sie sie auf die übliche Auslastung hoch.
Fremdleistungen in die Bemessung einbeziehen
Regelmäßig vergebene Leistungen können mit eigenem Personal günstiger sein. Hier überstiegen die Kosten der Fremdvergabe die einer zusätzlichen eigenen Stelle deutlich. Prüfen Sie deshalb neben dem Personalbestand auch die bezogenen Leistungen.
Qualifizieren statt einstellen, wo es reicht
Nicht jeder Bedarf rechtfertigt eine eigene Stelle. Im vorliegenden Fall genügte für seltene Wartungsarbeiten die Weiterbildung eines vorhandenen Mitarbeiters. Unterscheiden Sie deshalb zwischen Personal- und Qualifizierungsbedarf.

Vertraulichkeit. Alle Mandate sind anonymisiert dargestellt, Kennzahlen gerundet oder in Spannen angegeben. 

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