Planung und Reporting für einen Träger von Pflegeheimen

Steckbrief
Branche Gesundheitswesen
Leistungen von KAS Unternehmensplanung und Plausibilisierung Sanierungscontrolling und Reporting
Geschäftsmodell Gemeinnütziger Träger mit mehreren Pflegeheimen als Schwerpunkt, ergänzt um Kindertagesstätten, Fahrdienste und betreutes Wohnen.
Unternehmensgröße Rund 240 Beschäftigte, Umsatz im zweistelligen Millionenbereich
Mandatsrahmen Ist-Analyse, Aufbau einer Liquiditätsplanung, monatliches Kennzahlen- und Kostenstellenreporting sowie laufende betriebswirtschaftliche Begleitung; Auftraggeber war der Vorstand
Ergebnis auf einen Blick
Liquiditätsplanung aufgebautWerkzeug, mit dem der Träger seine Liquidität selbst planen und fortschreiben kann.
Kostenstellenreporting automatisiertMonatliche Ist-Berichte über ein BI-Werkzeug, auf das der Träger jederzeit zugreifen kann.
Aufwand in der Buchhaltung gesenktMehrtägige manuelle Auswertungen der Kostenstellen entfallen.
Überblick über alle BereicheKennzahlen für Pflegeheime und weitere Geschäftsfelder in einer gemeinsamen Auswertung.

Ausgangslage

Der Träger betreibt mehrere Pflegeheime, die rund vier Fünftel des Umsatzes erwirtschaften. Daneben gehören Kindertagesstätten, Fahrdienste und betreutes Wohnen zum Angebot. Die Organisation ist über Jahrzehnte gewachsen, viele Abläufe folgen seit langem eingeübten Routinen.

Der Vorstand wollte ein Werkzeug, mit dem der Träger seine Liquidität selbst planen kann. Für eine belastbare Planung fehlte jedoch eine geeignete Datengrundlage. Die Buchhaltung führte rund 150 Kostenstellen, für die es keine automatisierte Auswertung gab. Kostenstellenberichte entstanden in mehrtägiger Handarbeit.

Der kritische Punkt

Eine Liquiditätsplanung ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie aufbaut. Ohne verlässliche und zeitnahe Auswertung der Kostenstellen ließ sich weder der Ist-Stand beurteilen noch eine Planung fortschreiben. Der Aufbau der Planung setzte deshalb voraus, zunächst die Datenaufbereitung neu zu ordnen.

Vorgehen

Unser Auftrag begann mit dem Aufbau einer Liquiditätsplanung und entwickelte sich zu einer laufenden betriebswirtschaftlichen Begleitung des Trägers.

Ist-Analyse
Wir analysierten die Organisationsstruktur, die Geschäftsfelder und die vorhandenen Daten aus Buchhaltung und Kostenrechnung.
Datengrundlage
Wir ermittelten, welche Daten die Planung benötigt, und ordneten die Aufbereitung der Kostenstellen neu. Dabei stimmten wir uns mit Buchhaltung und Abteilungsleitungen ab.
Automatisiertes Reporting
Auf Basis der Buchhaltungsdaten richteten wir eine automatisierte Auswertung der Kennzahlen und Kostenstellen in einem BI-Werkzeug ein. Daraus erstellen wir monatlich die Ist-Berichte für Geschäftsführung und Abteilungsleitungen, die jederzeit online abrufbar sind.

monatlich

Planung
Wir schreiben die Planung fort, insbesondere die Liquiditätsplanung, und unterstützen den Träger bei ihrer Nutzung.

laufend

Wesentlich war, die Planung nicht isoliert aufzubauen, sondern zuerst die Datenbasis zu schaffen. Erst die automatisierte Auswertung der Kostenstellen macht die Planung belastbar und dauerhaft fortschreibbar.

Ergebnis

Der Träger verfügt über eine Liquiditätsplanung und ein monatliches Reporting, das Kennzahlen und Kostenstellen aller Bereiche zusammenführt. Die bisher mehrtägige manuelle Auswertung in der Buchhaltung entfällt.

Die Neuordnung weiterer interner Abläufe erwies sich als schwieriger, weil sie lange gewachsene Routinen betrifft. Die Begleitung konzentriert sich deshalb auf die betriebswirtschaftliche Seite, also Reporting und Planung.

Maßnahmen

Leistungswirtschaftlich
Die Kostenstellen werden automatisiert aus den Buchhaltungsdaten ausgewertet. Die Buchhaltung wird dadurch deutlich entlastet.
Geschäftsführung und Abteilungsleitungen greifen über ein BI-Werkzeug jederzeit auf die monatlichen Ist-Berichte ihrer Bereiche zu.
Finanzwirtschaftlich
Der Träger plant seine Liquidität mit einem eigenen Werkzeug und schreibt die Planung laufend fort.

Praxistipps

Zuerst die Datenbasis klären
Eine Planung kann nur so verlässlich sein wie die Daten, aus denen sie entsteht. In diesem Fall musste zunächst die Auswertung von rund 150 Kostenstellen neu geordnet werden. Prüfen Sie deshalb vor jedem Planungsprojekt, welche Daten in welcher Qualität vorliegen.
Berichte automatisieren
Manuell erstellte Auswertungen binden Kapazität und kommen oft zu spät. Hier entfiel mit der Automatisierung eine mehrtägige Handarbeit in der Buchhaltung. Nutzen Sie die vorhandenen Buchhaltungsdaten für ein regelmäßiges Reporting.
Die Verantwortlichen einbinden
Berichte wirken nur, wenn die Verantwortlichen sie nutzen. Im vorliegenden Fall erhalten auch die Abteilungsleitungen monatliche Ist-Berichte für ihre Bereiche. Machen Sie die Zahlen dort sichtbar, wo die Entscheidungen fallen.

Vertraulichkeit. Alle Mandate sind anonymisiert dargestellt, Kennzahlen gerundet oder in Spannen angegeben. 

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